مدیریت منابع انسانی و چرخه حقوق و دستمزد

مقدمه

   مدیریت منابع انسانی و چرخة حقوق دستمزد مجموعه ای از فعالیت های تجاری و عملیات پردازش داده های مربوط و مدیریت کارآمد نیروی کار شرکت است.

مهمترین فعالیت های این بخش :

1. استخدام
2. آموزش
3. به کار گماشتن
4. حقوق و دستمزد
5. ارزیابی عملکرد
6. اخراج

سه وظیفه سیستم اطلاعاتی حسابداری عبارتند از:

1. پردازش داده های رویدادها و فعالیتها

2. حفاظت از دارایی های شرکت

3. فراهم نمودن اطلاعات برای تصمیم گیری

فعالیت های چرخه حقوق و دستمزد

1. بهنگام کردن فایل اصلی حقوق و دستمزد
2. بهنگام کردن نرخ های کسور و مالیات
3. اثبات صحت اطلاعات کارکرد و حضور و غیاب کارکنان
4. پرداخت مالیات های حقوق و کسور مختلف
5. تهیه لیست حقوق و دستمزد
6. پرداخت حقوق و دستمزد
7. محاسبة مالیات و سایر کسور پرداختی کارفرما

1- بهنگام کردن فایل اصلی حقوق و دستمزد

   اولین فعالیت در مدیریت منابع انسانی و چرخه حقوق و دستمزد به هنگام کردن فایل اصلی و دستمزد برای نشان دادن انواع مختلف تغییرات حقوق و دستمزد مانند استخدام های جدید، پایان قراردادهای استخدامی، تغییر در نرخ های حقوق و دستمزد یا تغییر در نرخ های کسور اختیاری است این اطلاعات توسط دایره مدیریت منابع انسانی شرکت تهیه می شود اگرچه، حقوق و دستمزد بصورت دسته ای پردازش می شود، اما دایره مدیریت منابع انسانی شرکت توانایی دسترسی مستقیم برای ایجاد تغییر در فایل اصلی حقوق و دستمزد را دارد کنترلهای ویرایشی مناسب و آزمون منطقی بودن تغییرات انجام شده در مورد همه تغییرات مربوط به حقوق و دستمزد انجام می شود.

2- بهنگام کردن نرخ های کسور و مالیات

    دومین فعالیت در مدیریت منابع انسانی و چرخه حقوق و دستمزد به هنگام کردن اطلاعات نرخ های مالیات و سایر کسور حقوق است این تغییرات توسط دایره حقوق و دستمزد انجام می شود تغییرات مزبور زمانی انجام می شود، که نرخ های جدید مالیات و سایر کسور توسط سازمانهای دولتی و شرکت های بیمه اعلام می شود.

3- اثبات صحت اطلاعات کارکرد و حضور و غیاب کارکنان

   مرحله سوم چرخه حقوق و دستمزد اثبات صحت اطلاعات کارکرد و حضور و غیاب کارکنان است این اطلاعات به شکل های مختلفی دریافت می شوند و به وضعیت پرداختی به هر کارمند بستگی دارد. 

   مرحله سوم چرخه حقوق و دستمزد اثبات صحت اطلاعات کارکرد و حضور و غیاب کارکنان است این اطلاعات به شکل های مختلفی دریافت می شوند و به وضعیت پرداختی به هر کارمند بستگی دارد. 

روش ها و رویه ها
دایره حقوق و دستمـزد مسئولیت اثبات درستی و صحـت اطلاعـات کارکـرد کارکنان را به عهده دارد برای کارگران کارخانه، اثبات شامل مقایسة جمـع ساعات کارکـرد ثبت شـده در کارت اوقات کار آنان با ساعات کار صرف شده بر روی هر سفارش ثبت شده در کـارت اوقات کار سفارش های کار است.

کنترلهای ویرایشی زیر برای هر کدام از سوابق و داده های حضور و غیاب کارکنان اجرا می شود:

v      کنترل فیلد برای داده های عددی فیلدهای شماره کارمند و ساعات کار انجام شده

v      کنترل محدودیت برای فیلد ساعات کار انجام شده

v      کنترل دامنه برای نرخ های پرداخت حقوق

v      کنترل اعتبار شماره کارمند

فرصت های استفاده از فن آوری اطلاعات

   گردآوری الکترونیکی داده های حضور و غیاب کارکنان در مقایسه با گردآوری از طریق اسناد کاغذی، می تواند موجب پردازش بسیار کارآمدتر حقوق و دستمزد کارکنان شود این کار می تواند باعث کاهش زمان و اشتباهات بالقوه در مراحل ثبت دستی، رسیدگی کردن و در نهایت وارد کردن داده های حضور و غیاب کارکنان به سیستم شود.

4- تهیه لیست حقوق و دستمزد

   چهارمین مرحله در چرخه حقوق و دستمزد، تهیه لیست حقوق و دستمزد است داده های مربوط به ساعات کار انجام شده توسط دایره ای که کارکنان در آن کار می کنند، گردآوری شده و به وسیله سرپرست مستقیم آنان بررسی، تأیید و امضاء می شود اطلاعات مربوط به نرخ دستمزد از فایل اصلی حقوق و دستمزد استخراج می شود اطلاعات مزبور تنها می تواند توسط دایرة مدیریت منابع انسانی بهنگام شود بنابراین نگهداری فایل توسط شخص دیگر غیر از شخص مسؤول پردازش واقعی رویداد انجام می شود.

رویه ها و روش ها

    پردازش حقوق در دایرة عملیات رایانه ای انجام می شود.

  *اول، فایل رویداد حقوق و دستمزد، مانند فایل اصلی حقوق و دستمزد بر مبنای شمارة کارمند دسته بندی می شود.

  *سپس، از فایل طبقه بندی داده های اوقات کارکرد برای صدور چک های پرداخت حقوق کارکنان استفاده می شود.

  *در مرحله بعدی، همه کسور حقوق جمع شده و از ناخالص آن کسر شده و خالص حقوق پرداختی به دست می آید.

    کسور حقوق به دو دستة اصلی کسور مالیاتی و کسور اختیاری تقسیم می شوند کسور مالیاتی شامل مالیات دولت های مرکزی، ایالتی، محلی و مالیات امنیت اجتماعی است کسور اختیاری شامل طرح های بازنشستگی، بیمه عمر، سلامتی، از کار افتادگی و کمک به امور خیریه مختلف است.

نگهداری سوابق مزبور به دو دلیل مهم است :

* اول، کسوری مانند مالیات امنیت اجتماعی و سایر کسور دارای انقطاع زمانی هستند، و شرکت باید بداند در چه مواقعی کسر آنها را از حقوق کارکنان متوقف کند.

* دوم، وجود اطلاعات مزبور برای اطمینان از کسر صحیح کسور مزبور و ارسال آن برای سازمانهای دولتی، شرکت های بیمه و دیگر سازمانها ضروری است.

لیست حقوق و دستمزد گزارشی است که ناخالص حقوق، کسور و خالص پرداختنی به هر یک از کارکنان را در یک فرم چند ستونی نشان می دهد.

صورتحساب درآمد مبلغ ناخالص حقوق، کسور و خالص پرداختی برای دورة جاری و جمع کل هر مورد را از ابتدای سال تاکنون نشان می دهد.

فرصت های استفاده از فن آوری اطلاعات

    یک راه برای کاهش هزینه ها و افزایش کارایی، تهیه و ارایه گزارش حقوق و دستمزد الکترونیکی به جای نوع کاغذی آن است افزون بر این، فن آوری اطلاعات را می توان برای بهبود امکان دسترسی کارکنان به داده های حقوق و مزایای خود بکار برد.

5- پرداخت حقوق و دستمزد

مرحله بعدی، ارایة چک های حقوق به کارکنان است حقوق بیشتر کارکنان یا به وسیله چک یا واریز مستقیم خالص حقوق و دستمزد به حساب بانک آنها پرداخت می شود زیرا، دو روش مزبور بر خلاف روش پرداخت نقدی، ابزارهایی را برای مستندسازی مبلغ حقوق پرداخت شده فراهم می کند.

رویه ها و روش ها

* زمانی که چک های حقوق آماده شدند، لیست حقوق و دستمزد برای بررسی و تصویب برای دایرة حساب های پرداختی فرستاده می شود.

 * سپس، یک سند پرداخت صادر می شود.

 * سند پرداخت و لیست حقوق و دستمزد برای صندوقدار شرکت فرستاده می شوند صندوقدار سند پرداخت و لیست حقوق و دستمزد را بررسی، و چک مربوط به انتقال وجه به حساب بانک حقوق و دستمزد را صادر و امضاء می کند.

* در پایان، لیست حقوق و دستمزد برای دایره حقوق و دستمزد فرستاده می شود.

فرصت های استفاده از فن آوری اطلاعات

    واریز مستقیم حقوق به حساب بانکی کارکنان شیوه ای برای افزایش کارایی و کاهش هزینه های پردازش حقوق و دستمزد است.

    روش واریز مستقیم وجه ضرورت امضاء چک های حقوق کارکنان توسط صندوقدار را حذف می کند زیرا او تنها مجوز انتقال وجه نقد از حساب بانکی شرکت را صادر می کند.

    شیوة واریز مستقیم وجه به حساب کارکنان به چند روش درهزینه های شرکت صرفه جویی می کند:

    1- هزینه های خرید، پردازش و تحویل چک های کاغذی حذف    

        می شود.

    2- کارمزد بانک و هزینه های پستی کاهش می یابد.

    3- مغایرت های بانکی حساب حقوق و دستمزد سریع تر کشف وبرطرف می شود.

دفتر خدمات حقوق و دستمزد
یکی دیگر از راههای کاهش هزینه های پردازش حقوق و دستمزد، انجـام در خارج از شرکـت ( یعنی دفتر خدمات حقوق و دستمزد) است.

دلایل ضرورت دفتر خدمات حقوق و دستمزد برای شرکت های کوچک و متوسط :  

1- کاهش هزینه ها

2- محرمانه بودن

3- کمتر شدن حجم عملیات رایانه ای و آزاد شدن منابع رایانه ای

6- محاسبة مالیات و سایر کسور پرداختی کارفرما

    بعضی از مالیاتهای حقوق و سایر کسور کارکنان بطور مستقیم توسط کارفرما پرداخت می شود قوانین دولتهای ایالتی و مرکزی هم کارفرمایان را ملزم به کسر درصد معینی از ناخالص حقوق و دستمزد و پرداخت آن به صندوق های بیمه بیکاری دولتهای ایالتی و مرکزی می کند.

7- پرداخت مالیات های حقوق و کسور مختلف

آخرین فعالیت در فرایند پردازش حقوق و دستمزد، پرداخت بدهیهای مالیاتی و دیگر کسور اختیاری هر یک از کارکنان است یک شرکت باید به صورت ادواری از طریق صدور چک یا انتقال الکترونیکی وجوه بدهیهای مالیاتی خود را پرداخت

تصمیم گیری های مهم، نیازهای اطلاعاتی و مدل داده ای

    سومین وظیفه سیستم اطلاعاتی حسابداری در مدیریت منابع انسانی و چرخه حقوق و دستمزد، فراهم کردن اطلاعات برای اجرای کارآمد و اثر بخش فعالیتهای تجاری شرکت است.

   طراحی سیستم حقوق و دستمزد برای تأمین نیازهای اطلاعاتی کاربران برون سازمانی، اطلاعات مورد نیاز مدیران برای توسعه منابع انسانی و استفاده کارآمد و اثربخش از این منابع را فراهم نمی کند بنابراین سیستم حقوق و دستمزد باید به گونه ای طراحی شود که بتواند داده های هزینه حقوق و دستمزد را گردآوری کرده و با سایر اطلاعات یکپارچه کند، تا مدیریت بتواند انواع تصمیم های زیر را اتخاذ نماید :

    1- نیاز به استخدام نیروی انسانی در آینده
2- عملکرد کارکنان
3- روحیه کارکنان
4- پردازش کارآمد و اثربخش حقوق و دستمزد

مزایای مدل داده ای

طراحی مدل داده ای برای مدیریت منابع انسانی و چرخه حقوق و دستمزد، می تواند چندین مزیت استراتژیک برای شرکت به همراه داشته باشد.

 *مزیت اول، مدل مزبور دسترسی مدیران به اطلاعات را بسیار آسانتر کرده است این کار باعث تصمیم گیری بهتر در مورد توسعه منابع انسانی و استفاده بهینه از آن خواهد شد.
*مزیت دوم مدل داده ای این است، که بسیاری از فعالیتهای مدیریت     
  منابع انسانی با کاهش هزینه ها به صورت کارآمدتر انجام می شوند.
*مزیت سوم مدل داده ای این است، که به شرکت ها کمک می کند، تا از مهارت های موجود کارکنان به صورت مؤثر و کارآمد استفاده کنند.
*چهارمین مزیت این است که مدیریت شرکت را قادر می سازد، کارکنانی    را که بطور واقعی در برنامه های آموزشی شرکت کرده و سطح مهارت خود را افزایش داده اند، به آسانی شناسایی کند.

ملاحظات کنترلی

    تهدید های مطرح شده اهمیت تفکیک وظایف ناسازگار را نشان می دهد نمودارهای منابع، رویدادها و کارگزاران برای ارزیابی تفکیک وظایف و کنترلهای مربوط سودمند هستند زیرا، این کنترلها مشخص می کنند، که چه دایره هایی باید در انجام هر رویداد مالی مشارکت داشته باشند.

    استفاده از سیستم مدیریت بانک اطلاعاتی اهمیت کنترلهای دسترسی مؤثر را افزایش می دهد.

    هنگام استفاده از سیستم مدیریت بانک اطلاعاتی، اطمینان از صحت داده ها از اهمیت اساسی برخوردار است.

    هنگام استفاده از سیستم مدیریت بانک اطلاعاتی وجود روشهای پشتیبان سازی کافی و برنامه های بازیابی خرابی های سیستم از اهمیت ویژه ای برخوردار هستند.

تهیه و تنظیم:اسمعیل محمّدی

ضمناً هزینه استفاده از این اطلاعات ذکر 10 صلوات برای شفای همه مریضان ، خاصه اسمعیل محمّدی است.